Bagaimana tips memulai perencanaan IT? Artikel kali ini akan memberikan penjelasan mengenai bagaimana suatu organisasi mempersiapkan langkah-langkah yang tepat dalam rangka perencanaan IT. Hal ini perlu dibahas mengingat era sekarang ini tak lepas dari Teknologi Informasi. Jika perusahaan ingin maju, maka harus bisa mengikuti arus bahkan menciptakan inovasi baru.
Teknologi Informasi tidak bisa dimanfaatkan begitu saja secara serta merta namun harus diatur dan direkayasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan agar nantinya diperoleh hasil yang sesuai harapan. Maka proses ini juga disebut sebagai proyek IT. Tips memulai perencanaan IT adalah seperti berikut ini;
Definisi Permasalahan dan Analisis
Pada tahap pertama ini, dilakukan penggambaran mengenai permasalahan yang dihadapi dan rencana pekerjaan/proyek IT yang akan diselenggarakan. Selanjutnya manajer proyek IT akan melakukan pemeriksaan dan perencanaan. kelayakan dukungan yang berasal dari pihak-pihak terkait (stakeholder).akan dicapai.ngun
Manager proyek harus paham mengenai bagaimana membangun suatu proyek IT, menyelesaikan masalah ketika sistem sedang berlangsung, menentukan tujuan, serta mencatat berbagai kendala atau gangguan.
Desain Sistem
Kebutuhan-kebutuhan fungsional harus dibangun serta diperbaharui dengan pertimbangan beberapa pendekatan yang menjadi alternatif bisa terkonsep dan juga dibandingkan dari segi biaya serta faktor manfaat. Selanjutnya manajer proyek akan membuat perencanaan aksi serta perencanaan proses kerja
Project Initiation
Dakam tahap ini, perusahaan harus melakukan identufiksasi nilai bisnis (Identifying business value)
- Perusahaan harus dapat memastikan bahwa proyek IT yang akan dimulai benar-benar berdasarkan pada keperluan bisnis
- Project sponsor harus mengenali serta memahami keperluan bisnis perusahaan dengan seksama, selanjutnya mengimplementasikan keperluan bisnis tersebut.
- Keperluan bisnis harus menggambarkan fungsionalitas dari sistem yang akan dibuat
- Nilai bisnis proyek IT harus digambarkan dengan jelas, secara terukur maupun tidak terukur.
- Menyusun dokumentasi mengenai kebutuhan sistem yang disebut system request
System Request merupakan dokumen yang menggambarkan mengenai alasan bisnis yang terkait dengan pembangunan sistem informasi serta nilai-nilai bisnis yang akan dicapai. System Request harus mendapat kan persetujuan dari approval commitee barulah proyek IT bisa berlanjut. Terdapat beberapa elemen penting dalam system request, yakni project sponsor, keperluan bisnis (business needed) dan special issues.
Proyek sponsor merupakan pihak yang memberi usulan diselenggarakannya proyek IT. Proyek sponsor umumnya adalah pemilik perusahaan, CEO, atau bisa juga pemimpin utama perusahaan. Special Issues adalah isu yang relevan dalam rangka mengimplementasikan sistem informasi.
Project Sponsor
Project sponsor merupakan salah satu hal yang penting dalam penyelenggaraan proyek IT. Project sponsor adalah pihak kunci yang memberikan usulan untuk pengembangan atau pengadopsiam inovasi teknologi baru pada suatu perusahaan atau instanti. Project sponsor juga berperan sebagai pihak yang mengusahakan atau menyediakan dana untuk berlangsungnya penyelenggaraan proyek IT. Jadi dukungan dari project sponsor sangat menentukan berhasil tidaknya suatu proyek IT di perusahaan.
Analisis Kelayakan (Feasibility Analysis)
Suatu perusahaan atau instansi disebut layak membangun suatu sistem informasi teknologi setelah perusahaan yang bersangkutan melakukan analisis kelayakan atau feasibillity analysis. Analisis kelayakan dilakukan sesudah -kebutuhan sistem serta requirement bisnis tercapai.
Analisis kelayakan ini bertujuan untuk menggambarkan secara jelas dan mendetail mengenai perbandingan biaya yang akan dikeluarkan dengan laba yang akan didapat. Dalam analisis kelayakan terdapat tiga hal penting;
- Technical Feasibility yang akan memperkirakan apakah perusahaan telah terbiasa menggunakan aplikasi serta teknologi yang nantinya akan diterapkan. Lalu layakkah memulai proyek IT dengan ukuran tertentu.
- Economic Feasibility yang menganalisis apakah secara ekonomi suatu perusahaan akan mampu menyelenggarakan proyek IT. Untuk itu perlu melakukan identifikasi biaya serta laba (cost benefit analysis), penempatan nilai (values), menentuka cash flow, menentukan Net Present Value (NPV), memperkirakan Return on Investment (ROI), serta menghitung dan menggambar grafik Break Event Point (BEP).
- Organizational Feasibility yang memberikan gambaran apakah suatu perusahaan atau organisasi memiliki kemampuan untuk membangun proyek IT. Untuk itu perusahaan harus melakukan analisis seberapa jauh kesesuaian antara tujuan proyek dengan hasil yang akan dicapai. Selanutnya perusahaan harus menganalisis mengenai kelayakan dukungan yang berasal dari pihak-pihak terkait (stakeholder).
Demikan mengenai tips memulai perencanaan IT. Kesimpulannya, perusahaan perlu mendefinisikan seluruh kebutuhan sistem serta requirement business dengan cara membuat dokumentasi System Request. Lalu perusahaan perlu juga untuk mengkaji dengan cara melakukan Feasibility Analysis, sehingga tahu apakah proyek IT yang akan diselenggarakan layak dilanjutkan atau tidak.